Categories

Responsibilities

♦    Ensure the coordination with the authorities, partners, and INGO to ensure the information flow and the needed support.
♦    Attend the regular coordination meetings with authorities, partners, and INGOs on regular bases,  
♦    Ensure the implementation of day-to-day activities related to the agreed mobilization tool for each grant.
♦    Regular travels to facilities and field sites for supervision which allows identification of needs and gaps in programs.
♦    Develop capacity building plans as needed for programs staff.
♦    Coordinate with line manager on follow up plans for monitoring and evaluation, timely reporting, timely course correction, project closure, project assessments, and internal information sharing.
♦    Ensuring Direct staff understanding of their roles and responsibilities and that regular performance review is done and needed support is provided to meet goals and objectives.
♦    Set individual capacity building goals/indicators for team members and set regular meetings to review work plans and deliverables, and conduct Individual capacity assessment for field health Staffs based on project management approach
♦    In coordination with the line management , contribute  to the process of developing a strategic plan per health component, PHC, Secondary, Community Health, MHPSS, physical rehabilitation etc. 
♦    Follow up on recruitment plan for each health facility, and provide needed support to the supported health facilities to ensure full alignment with agreed recruitment SOP.
♦    Under the line manager, to review, extend and amend Health facility’s MOUs and ensure reflection of agreed budget.
♦    In collaboration with the Medical, and Medical Comodities Coordinators organize, document and follow up on monthly meetings with health facility board members, provide gap needs analysis, and follow up on closing the gaps, with the SHPM approvals and support.
♦    Ensure close collaboration with the medical team and good communication to enable smooth running of services.
♦    Work closely with the field-based staff and health facility management to ensure quality control/authenticity of all support documents shared by the health facilities/Org field-based program staff. This includes collaboration with other operation departments to ensure the correct procedures and policies are followed/applied.
♦    Work closely with the field-based program staff and health facility management to provide them with on-job capacity building and ensure procedures and tools are understood and applied correctly by the field based program staff and the management of health facilities. Remote training can also be used to introduce tools, systems and procedures to keep the field-based program staff up to date.
♦    Work closely with the WASH monitors to provide the needed support at the facility levels and for the partners. WASH activities to enclude the IPC checklists, Incenirators, and water testing.
♦    Work with local partners to ensure implementation of programming and utilization of the allocated budget.
♦    Work with the line manager  to contribute to all aspects of program cycle including development of proposal documents, reporting, implementation of the budget, monitoring of activities and budget tracking.
♦    Coordinate with the operations team (HR and logistics) to address any issues in the facilities and follow up on procurements, etc.
♦    Must adhere and provide the support at the field level to adhere to all IPC protocols as related to COVID 19.
♦    Any other duties as required by the SHPM.

Program Administration 
♦    Systematically Review, analyze and report monthly running cost for health facility, and provide needed payment requests to Finance Department with all related supporting documents.
♦    Coordinate with HR Department to review monthly incentives for indirect staff by checking new, resigned and change of status staff documents, and submit to Finance with needed MOUs. 
♦    Provide the line manager with immediate knowledge and analysis of any potential misconduct or gap in the field procedures regarding operations and administration policies; this should be done through complaints and feedback mechanism, coordination with the health facilities and coordination with HR team.
♦    Submit all the requested reports on regular bases, and based on the need.

Safeguarding 
♦    Uphold and promote commitment to ensuring the safeguarding and safety of the vulnerable communities we serve.
♦    Consistent with safeguarding and protection policies, ensure all people who come into contact  are as safe as possible.

♦ ضمان التنسيق مع السلطات والشركاء والمنظمات الدولية غير الحكومية لضمان تدفق المعلومات والدعم المطلوب.
♦ حضور اجتماعات التنسيق المنتظمة مع السلطات والشركاء والمنظمات الدولية غير الحكومية على أسس منتظمة ،
♦ ضمان تنفيذ الأنشطة اليومية المتعلقة بأداة التعبئة المتفق عليها لكل منحة.
♦ السفر المنتظم إلى المرافق والمواقع الميدانية للإشراف الذي يسمح بتحديد الاحتياجات والثغرات في البرامج.
♦ وضع خطط بناء القدرات حسب الحاجة لموظفي البرامج.
♦ التنسيق مع المدير المباشر بشأن خطط المتابعة للرصد والتقييم ، والإبلاغ في الوقت المناسب ، وتصحيح المسار في الوقت المناسب ، وإغلاق المشروع ، وتقييمات المشروع ، وتبادل المعلومات الداخلية.
♦ التأكد من فهم الموظفين المباشر لأدوارهم ومسؤولياتهم وإجراء مراجعة منتظمة للأداء وتقديم الدعم اللازم لتحقيق الأهداف والغايات.
♦ تحديد أهداف / مؤشرات بناء القدرات الفردية لأعضاء الفريق وتحديد اجتماعات منتظمة لمراجعة خطط العمل والنتائج ، وإجراء تقييم القدرات الفردية لموظفي الصحة الميدانية على أساس نهج إدارة المشروع
♦ بالتنسيق مع الإدارة التنفيذية ، المساهمة في عملية وضع خطة إستراتيجية لكل مكون صحي ، الرعاية الصحية الأولية ، الثانوية ، صحة المجتمع ، الصحة النفسية والدعم النفسي الاجتماعي ، إعادة التأهيل الجسدي ، إلخ.
♦ متابعة خطة التوظيف لكل مرفق صحي ، وتقديم الدعم اللازم للمرافق الصحية المدعومة لضمان التوافق التام مع إجراءات التشغيل الموحدة المتفق عليها للتوظيف.
♦ تحت إشراف المدير المباشر ، لمراجعة وتمديد وتعديل مذكرات التفاهم الخاصة بالمنشآت الصحية والتأكد من انعكاس الميزانية المتفق عليها.
♦ بالتعاون مع منسقي الخدمات الطبية والطبية تنظيم وتوثيق ومتابعة اجتماعات شهرية مع أعضاء مجلس إدارة المنشأة الصحية ، وتوفير تحليل احتياجات الفجوة ، ومتابعة سد الثغرات ، مع موافقات ودعم SHPM.
♦ ضمان التعاون الوثيق مع الفريق الطبي والتواصل الجيد لتمكين التشغيل السلس للخدمات.
♦ العمل عن كثب مع الموظفين العاملين في الميدان وإدارة المرافق الصحية لضمان مراقبة الجودة / مصداقية جميع وثائق الدعم المشتركة من قبل موظفي البرنامج الميداني للمنشآت الصحية / المنظمة. وهذا يشمل التعاون مع إدارات العمليات الأخرى لضمان اتباع / تطبيق الإجراءات والسياسات الصحيحة.
♦ العمل عن كثب مع موظفي البرنامج العاملين في الميدان وإدارة المرافق الصحية لتزويدهم ببناء القدرات أثناء العمل وضمان فهم الإجراءات والأدوات وتطبيقها بشكل صحيح من قبل موظفي البرامج الميدانية وإدارة المرافق الصحية. يمكن أيضًا استخدام التدريب عن بُعد لإدخال أدوات وأنظمة وإجراءات لإبقاء موظفي البرنامج العاملين في الميدان على اطلاع دائم.
♦ العمل بشكل وثيق مع مراقبي المياه والصرف الصحي والنظافة الصحية لتوفير الدعم المطلوب على مستويات المنشأة وللشركاء. تشمل أنشطة المياه والصرف الصحي والنظافة الصحية قوائم التحقق من IPC ، والمحارق ، واختبار المياه.
♦ العمل مع الشركاء المحليين لضمان تنفيذ البرمجة والاستفادة من الميزانية المخصصة.
♦ العمل مع المدير المباشر للمساهمة في جميع جوانب دورة البرنامج بما في ذلك تطوير وثائق الاقتراح ، وإعداد التقارير ، وتنفيذ الميزانية ، ورصد الأنشطة وتتبع الميزانية.
التنسيق مع فريق العمليات (الموارد البشرية واللوجستيات) لمعالجة أي مشاكل في المرافق ومتابعة المشتريات ، إلخ.
♦ يجب الالتزام وتقديم الدعم على المستوى الميداني للالتزام بجميع بروتوكولات IPC المتعلقة بـ COVID 19.
♦ أي واجبات أخرى كما هو مطلوب من قبل SHPM.

إدارة البرنامج
♦ المراجعة المنهجية والتحليل والإبلاغ عن تكلفة التشغيل الشهرية للمنشآت الصحية ، وتقديم طلبات الدفع اللازمة لإدارة الشؤون المالية مع جميع المستندات الداعمة ذات الصلة.
♦ التنسيق مع إدارة الموارد البشرية لمراجعة الحوافز الشهرية للموظفين غير المباشرين عن طريق التحقق من مستندات الموظفين الجديدة والمستقيلة وتغيير الحالة ، وتقديمها إلى الشؤون المالية مع مذكرات التفاهم المطلوبة.
♦ تزويد المدير المباشر بالمعرفة والتحليل الفوريين لأي سوء سلوك محتمل أو فجوة في الإجراءات الميدانية فيما يتعلق بالعمليات والسياسات الإدارية ؛ يجب أن يتم ذلك من خلال آلية تقديم الشكاوى والتعليقات ، والتنسيق مع المرافق الصحية ، والتنسيق مع فريق الموارد البشرية.
♦ تقديم جميع التقارير المطلوبة على أسس منتظمة وحسب الحاجة.

حماية
♦ دعم وتعزيز الالتزام بضمان حماية وسلامة المجتمعات الضعيفة التي نخدمها.
♦ بالتوافق مع سياسات الحماية والحماية ، تأكد من أن جميع الأشخاص الذين يتعاملون مع منظمة بأمان قدر الإمكان